智慧檔案室實現檔案管理流程智慧化 智慧檔案館圍繞檔案實體及其信息而開展的收、管、存、用等業務，通過RFID、大數據、云計算等技術自主感知、匯集、記憶、分析信息，挖掘知識、發現關系，完成既定的檔案工作業務，實現檔案信息的一體化管理。其次針對檔案館設備運行，如供電供水、消防、溫濕度控制等設備及密集架等檔案裝具等能夠進行智能控制，為檔案資源提供良好的環境。
高校檔案庫房一體化規劃

智慧檔案室實現檔案管理流程智慧化

智慧檔案館圍繞檔案實體及其信息而開展的收、管、存、用等業務，通過RFID、大數據、云計算等技術自主感知、匯集、記憶、分析信息，挖掘知識、發現關系，完成既定的檔案工作業務，實現檔案信息的一體化管理。其次針對檔案館設備運行，如供電供水、消防、溫濕度控制等設備及密集架等檔案裝具等能夠進行智能控制，為檔案資源提供良好的環境。

智慧檔案室人工智能與數字化建設

的十九屆四中全會明確提出“推進數字建設”以來，數字建設成為各級數字化“一號工程”。“十四五”規劃明確提出“提高數字建設水平”“將數字技術廣泛應用于管理服務，推動治理流程再造和模式優化，不斷提高決策科學性和服務效率”。各地政機關、企事業單位積極響應政策，紛紛掀起數字化建設高潮，以數字化賦能業務場景，優化業務結構，向跨越式發展邁進。作為數字化建設的有力抓手，人工智能是驅動科技和產業變革的重要力量。

智慧檔案室檔案管理系統產生的背景

1978年,我國進入了改革開放的新時期,與國外的教育交流迅速發展,尤其是2001年正式加入WTO之后,標志著對外開放進入了一個全新的階段,改革開放政策極大地帶動了出國留學生的派遣工作。國外學校一般要求留學生辦理相應語種的成績證明、明、證明等相關檔案,這些檔案均由高校檔案館提供。外語類院校培養了大量的外語人才,他們對出國留學、訪學、交流有著很大的潛在需求,大連外國語大學檔案館2016、2017年度辦理出國證明均在一萬份以上。學校現有10個外語語種,33個本科,因為語種、眾多,課程又分為必修課、選修課,選修課包括任選課和必選課,因、年級、出國交換經歷、選修課等因素的區別每一位畢業生的都是不一樣的,之前在實際工作過程中,檔案館采用人工翻譯的方式,每一張成績證明的錄入、翻譯都需要花費較長的時間。

傳統的實體檔案,傳統的檔案管理及服務方式,老舊的檔案管理系統已經 無法滿足用戶對檔案館智慧服務的需求。為此2018年大連外國語大學檔案館購買了新版的智慧化檔案管理系統,其中的翻譯子系統實現了成績證明、明、證明、獎學金證明等所有相關證明的系統自動翻譯,實現證明文件的自動生成,節省了工作人員手動操作所耗費的時間和精力,極大地提高了檔案館的工作效率,具有更加智能、更加規范、更加準確、更加等優勢。

智慧檔案室促進紙質成績檔案的保護

檔案翻譯系統實現了直接從教務管理系統中的成績數據庫調用成績數據,經過相應語種的課程名稱字典庫,可以直接生成需要語種的成績及證明,減少了紙質成績檔案的使用頻率,避免了頻繁使用所造成的紙質檔案損壞,延長了檔案原件的使用年限,有效地保護了學校原始紙質成績檔案。

提升檔案服務智慧化水平 高校檔案館作為出具各類證明的歸口部門可以依靠翻譯系統地完成所有語種、所有類型的翻譯,可以為出國學生提供“”服務。既能確保檔案材料的真實性,材料弄虛作假等情況的發生,又能大大節約畢業生的時間、精力。翻譯系統運行之前,檔案館工作人員手工制作一份中文需要1小時左右,翻譯成其他語種需要3小時左右,效率低、錯誤率高。翻譯系統運行之后,畢業生辦理成績翻譯、證書翻譯等均可實現立等可取。

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